JHS-jaosto 2

Muistio

Aika: Perjantai, 21. toukokuuta 2004 klo 12.00-15.00
Paikka: Sisäasiainministeriö, Kirkkokatu 12, kokoushuone 610

Läsnä
Timo Ketola, Alavuden kaupunki, puheenjohtaja
Mikael Kiviniemi, valtiovarainministeriö, varapuheenjohtaja
Markku Nenonen, sisäasiainministeriö
Reino Ruotsalainen, Maanmittauslaitos
Juhani Tikkanen, Kansallisarkisto
Tommi Karttaavi, sisäasiainministeriö, sihteeri

Lisäksi Marit Olander, valtioneuvoston kanslia. Asiakohta 5.

1. Kokouksen avaus ja esityslistan hyväksyminen

Puheenjohtaja avasi kokouksen ja toivotti osallistujat tervetulleiksi. Esityslista hyväksyttiin.

2. Edellisen kokouksen muistio

Edellisen kokouksen muistio hyväksyttiin, sillä korjauksella, että siihen merkitään myös varapuheenjohtaja. Päätettiin, että jaoston pöytäkirjat voidaan julkaista jaoston www-sivuilla neljä työpäivää sen jälkeen, kun ne on toimitettu sähköpostilla jäsenten tarkastettavaksi, ellei korjattavaa ole.

3. Terveysalan suositukset

Kohtaa ei käsitelty, koska esittelijä ei ollut paikalla kokouksessa.

4. JHS 156 Rekisteröinti sähköisen asioinnin ja asiankäsittelyn tiedonhallinnossa

Päätettiin hyväksyä JHS 156 JUHTAn käsittelyyn, sillä muutoksella että liitteessä "suosituksessa mainitut tietolähteet ja täydentävä materiaali" oleva teksti "Tietoturvaohjeistus (VAHTIn sivut)", muutetaan muotoon: "Valtiovarainministeriön tietoturvaohjeistus (VAHTIn sivut)".

JHS-sihteeri pyytää suosituksen laatineen työryhmän sihteeriä, Hannu Pelkosta, esittelemään suositusluonnoksen JUHTAlle. Todettiin esittelymenettelystä yleisesti, että esittelyn tulisi yleensä tehdä suositusluonnoksen parhaiten tunteva asiantuntija, normaalisti suositusta valmistelleen työryhmän puheenjohtaja tai sihteeri. Näiden ollessa estyneinä, JUHTAn pääsihteeri tai JHS-sihteeri.

5. JHS 143 Asiakirjojen kuvailun ja hallinnan metatiedot

Selvitetään suositusluonnoksen liitteinä olleisiin XML-skeemoihin liittyneen kommentin aiheellisuus. Kommentti on tullut työryhmälle lausuntoajan päättymisen jälkeen. JHS-sihteeri on pyytänyt mielipidettä W3C:n Suomen toimiston vetäjältä. Todettiin, että suositusluonnokseen tulisi lisätä viittaukset valtionvarainministeriön työryhmämuistioihin 4/2002 ja 2/2000. Lisäksi työryhmän tulee tuottaa käyttöönotto- ja ylläpitosuunnitelma ennen JUHTAan lähettämistä. Suositusluonnos voidaan lähettää JUHTAn 4.6. käsittelyyn, mikäli nämä ehdot täyttyvät. Mikäli XML-skeemoihin liittyvät mahdolliset ongelmat vaikuttavat vakavilta, voidaan suositus esittää JUHTAlle julkaistavaksi ilman skeemoja.

6. JHS 136 suosituksen päivitystarve

JHS-sihteeri raportoi jaostolle muutostarpeista JHS 136 suositukseen. Raportin mukaan suosituksessa on osa-alueita, joita voitaisiin vielä tarkentaa. Niitä olivat mm: suositustyön käynnistäminen (charter/projektisuunnitelma), suosituksen laatiminen (väliohjaus, työryhmien raportointi, lausuntomenettely, esittely JUHTAssa), suositusten käyttöönotto ja ylläpito (käyttöönotto- ja ylläpitosuunnitelma). Päätettiin perustaa työryhmä päivittämään suositusta. Sihteeri kutsuu sähköpostitse vapaaehtoisia osanottajia jaoston jäsenten keskuudesta.

7. Tietoyhteiskunta.fi

JHS-sihteeri esitteli Tietoyhteiskunta.fi -palvelun tarjoaman mahdollisuuden ottaa palvelun intranet-ominaisuudet jaoston käyttöön. Päätettiin ottaa palvelu käyttöön. JHS-sihteeri toimittaa jaoston jäsenille tarkemmat ohjeet palveluun liittymisestä sähköpostilla.

8. JHS-sihteerin raportti

Päätettiin poistaa tunnistamista koskeva suositus toistaiseksi vireillä olevien suositushankkeiden listasta. Päätettiin, että raportin julkiseen versioon pääsevät hankkeet, jotka ovat siinä vaiheessa, että työryhmä on perustettu. Paikkatietoon liittyen tulossa todennäköisesti kaksi uutta suositusta. Esitettiin, että suositukset JHS 156, JHS 143 ja JHS 149 tulisi yhdistää yhdeksi, hyvää tiedonhallintatapaa koskevaksi suositukseksi. Työn voisi aloittaa arkistolaitos, mutta siihen tulisi osallistua ainakin: JUHTAn, VNTHY:n, VM:n hallinnon kehittämisosaston ja jonkun kuntasektorin edustajan. Todettiin, että JUHTAn tulisi antaa JHS-numerot, samalla kun se vahvistaa suosituksen.

9. Toimintasuunnitelma 2004 - 2006

Todettiin, että toimintasuunnitelma kaipaa vielä työstämistä. Tunnistaminen sähköisessä asioinnissa toimenpide muotoiltava uudestaan. JHS 149 liitteessä 1 kuuluu sähköisen asioinnin palveluprosesseihin. XML-sanastotyö lisättävä tärkeisiin toimenpiteisiin. Lisätään toimenpiteisiin asiantuntijaryhmän perustaminen. Poistetaan parhaat käytännöt raporttisarja. Liite 1 muotoiltava uudelleen, niin että suositukset, joihin kohdistuu toimenpiteitä erottuvat selkeämmin muista. Alkuun saatava tiivistelmä, josta käy konkreettisesti ilmi suunnitelman tärkeimmät asiat. JHS-sihteeri työstää seuraavan version ja lähettää sen jaostolle kommentoitavaksi mahdollisimman pian.

10. Tiedotussuunnitelma

Päätettiin, että tiedotussuunnitelman nimi vaihdetaan viestintäsuunnitelmaksi ja että JHS-sihteeri liittää suunnitelman toimintasuunnitelman liitteeksi ja toimittaa molemmat yhdessä jaoston kommentoitavaksi.

11. Tiedotusasiat ja muut asiat

Arkistolaitos on julkaissut ohjeen asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa: http://www.narc.fi/pdf-ohjeet/asiakirjojensuojaaminen11052004.pdf

Valtionvarainministeriö on julkaissut julkisten verkkopalvelujen laatukriteerit: http://www.vm.fi/tiedostot/pdf/fi/85542.pdf

Tulossa olevia valtionvarainministeriön raportteja:
- Tietoturvallisuus ja tulosohjaus
- Tietoja valtion tietohallinnosta ja tietotekniikasta 2003
- Julkishallinnon tietojen hinnoittelu -työryhmän raportti
- Ohjeistohakemistotyöryhmän raportti

12. Seuraavat kokoukset

Sovittiin seuraavat jaoston kokoukset:
- perjantaina 13. elokuuta 2004 klo 12 - 15
- perjantaina 1. lokakuuta 2004 klo 12 - 15

Lisäksi keskusteltiin mahdollisuudesta järjestää jaoston jäsenten työpaja, jossa varattaisiin vähintään kokonainen päivä aikaa, asioiden syvällisempään läpikäyntiin. JHS-sihteeri kartoittaa jaoston jäsenten osallistumismahdollisuudet. Alustava ehdotus oli 19. - 20.8.2004

13. Kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 15.30