JHS-jaosto 1

Muistio

Aika: Perjantai, 7. toukokuuta 2004 klo 12.30-15.00
Paikka: Kuntatalo, kokoushuone B4.12

Läsnä:
Timo Ketola, Alavuden kaupunki, puheenjohtaja
Mikael Kiviniemi, valtiovarainministeriö, varapuheenjohtaja
Erkki Karimaa, Suomen Kuntaliitto
Markku Nenonen, sisäasiainministeriö
Reino Ruotsalainen, Maanmittauslaitos
Jouko Seppälä, Lahden kaupunki
Juhani Tikkanen, Kansallisarkisto
Tommi Karttaavi, sisäasiainministeriö, sihteeri

Lisäksi: Hannu Pelkonen, EDI Management Finland Oy. Asiakohdat 1-3

1. Kokouksen avaus ja esityslistan hyväksyminen

Puheenjohtaja avasi kokouksen ja toivotti osallistujat tervetulleiksi. Esityslista hyväksyttiin. Kokouksen osanottajat esittelivät itsensä lyhyesti. Osanottajille jaettiin lista kaikista julkaistuista JHS-suosituksista ja niiden statuksesta (liite 1).

2. Edellisen kokouksen muistio

JHS-ohjausryhmän viimeisen kokouksen muistio oli jaettu etukäteen sähköpostilla jaoston jäsenille. Muistio merkittiin tiedoksi.

3. JHS 156 Rekisteröinti sähköisen asioinnin ja asiankäsittelyn tiedonhallinnosta

Hannu Pelkonen kertoi JHS 156 suositusluonnoksen taustasta. Luonnos on ollut lausuntokierroksella ja siitä saatiin yhteensä 125 lausuntoa, joista 123 oli puoltavia ja kahdessa esitettiin varauksia. Suositusluonnosta on editoitu lausuntojen pohjalta, jonka lisäksi lausuntojen huomioonottamisesta editoinnissa on laadittu raportti (liite 2). Suositusluonnokselle on laadittu myös käyttöönottosuunnitelma (liite 3). Työryhmä katsoo työnsä päättyneeksi. JHS-ohjausryhmä jätti luonnoksen pöydälle viimeisessä kokouksessaan. Työryhmän sihteerinä toiminut Pelkonen on työstänyt luonnoksesta uuden version ohjausryhmän palautteen perusteella ja suosittelee suosituksen lähettämistä JUHTAn hyväksyttäväksi. Käydyssä keskustelussa todettiin luonnoksen menneen parempaan suuntaan. Puheenjohtaja totesi, että johtuen myönteisten lausuntojen määrästä ja useista aiemmista käsittelykerroista, tulisi muutosten tekoa tässä vaiheessa välttää, elleivät ne ole todella hyvin perusteltuja. Päätettiin, että jaoston jäsenillä on 13.5. asti aikaa esittää kommentteja luonnokseen. Kommentit lähetetään JHS-sihteerille (tommi.karttaavi@intermin.fi). Suosituksen JUHTAan lähettämisestä päätetään seuraavassa jaoston kokouksessa.

4. JUHTAn tavoitteet ja linjaukset

JUHTAn pääsihteeri Markku Nenonen esitteli JUHTAn tavoitteet ja linjaukset (liite 4). Nenonen korosti, että JUHTAn toiminnan pääpainopiste on: "edistää julkisen hallinnon tasapuolista saatavuutta ja laatua koko maassa". JUHTAn visio on: "Julkishallinnon palvelut hoidetaan asiakaslähtöisesti reaaliaikaisina yhteisinä prosesseina julkishallinnon sisällä ja yhteistyössä muiden toimijoiden kanssa." JHS-työn kannalta painopistealueita ovat prosessit, tietotekniikka ja tietovarastot. JUHTAn tavoitteet ja linjaukset merkittiin tiedoksi ja käyttöön.

5. JHS-jaoston toimintatavat

Tähän asiakohtaan liittyvää keskustelua käytiin kokouksen lähes kaikissa muissakin asiakohdissa, mutta yhteenveto keskustelusta on selkeyden vuoksi koottu tähän.

JHS-156 suositusluonnokseen liittyen käytiin keskustelua jaoston ja sitä edeltäneen ohjausryhmän valtuuksista muuttaa suositusluonnoksia lausuntokierroksen jälkeen. Todettiin että isojen muutosten tekeminen laajaa hyväksyntää saaneeseen luonnokseen on ongelmallista, mutta että jaostolla on myös oltava riittävästi keinoja suositustyön ohjaamiseen. Viime kädessä suositusten hyväksymisestä tai hylkäämisestä päättää JUHTA. Kommenttina esitettiin, että ohjausryhmän olisi pitänyt puuttua luonnokseen aikaisemmassa vaiheessa. On mietittävä tarkemmin, kuinka suuria muutoksia voidaan tehdä missäkin vaiheessa suosituksen laatimista. Lausuntomenettelyssä todettiin olevan parantamisen varaa.

Keskusteltiin myös JHS-suositusten suhteesta muihin ohjeisiin ja normeihin ja kommenttina esitettiin, että JHS-suositus ei saa olla ristiriidassa olemassa olevien normien kanssa.

Keskusteltiin avoimuusperiaatteista ja todettiin, että JHS-työn pitäisi olla mahdollisimman näkyvää avointa ja julkista. Päätettiin, että jaoston pöytäkirjat julkaistaan verkossa ja että myös työryhmiä pyritään rohkaisemaan mahdollisimman avoimeen toimintaan.

Yleisinä kommentteina nousivat esiin myös JHS-työn kustannukset, budjetointi ja rahoitusmekanismit, JHS-dokumenttien metatiedot (mistä lähtien JHS 143 mukaisten metatietojen käyttämistä JHS-dokumenteissa tulisi vaatia), JHS-työn "arkipäiväistäminen" ja mahdollinen tarve luoda myös suuria käyttäjämääriä koskevia suosituksia, koko suositusjärjestelmän tunnettuuden parantamiseksi.

Keskusteltiin mahdollisista muutostarpeista JHS 136 suositukseen (Menettelytavat JHS-työssä). Kommenttina esitettiin, että suositus on juuri uudistettu ja tarvetta uudistaa sitä ei ehkä ole. Päätettiin, että JHS-sihteeri valmistelee seuraavaan kokoukseen esityksen muutostarpeista. Jaoston jäsenet voivat lähettää kommentteja ja ehdotuksia sähköpostitse viikon 20 aikana.

6. JHS-sihteerin raportti

JHS-sihteeri esitteli esityslistan liitteenä jaoston jäsenille toimitetun raportin ja kertoi sen käyttötarkoituksesta. Raportin on tarkoitus olla jatkuvasti päivitettävä dokumentti, jossa on kuvattu käynnissä olevien JHS-hankkeiden tilanne. Raportti on tarkoitettu paitsi jaoston työkaluksi, myös julkiseksi tiedotusmateriaaliksi. Päätettiin, että raporttia editoidaan jaoston jäsenten kommenttien pohjalta ja se julkaistaan korjattuna seuraavan kokouksen jälkeen. Jatkossakin raportista julkaistaan uusi versio aina jaoston hyväksyttyä sen. Jaoston jäsenet voivat lähettää kommentteja ja ehdotuksia sähköpostitse viikon 20 aikana.

7. Toimintasuunnitelma 2004 - 2006

JHS-ohjausryhmä on luonnostellut toimintasuunnitelman vuodelle 2004, jota ei kuitenkaan ole käsitelty ohjausryhmässä loppuun, eikä viety vielä JUHTAn hyväksyttäväksi. JUHTA odottaa JHS-jaostolta toimintasuunnitelmaa 4. kesäkuuta pidettävään kokoukseensa. Päätettiin, että JHS-sihteeri muokkaa ohjausryhmän toimintasuunnitelman pohjalta esityksen JHS-jaoston toimintasuunnitelmaksi 2004 - 2006. Jaoston jäsenet voivat lähettää sihteerille sähköpostitse kommentteja ja ehdotuksia viikon 20 aikana. Toimintasuunnitelma käsitellään seuraavassa jaoston kokouksessa.

8. Tiedotussuunnitelma

JHS-ohjausryhmä on laatinut tiedotussuunnitelman JHS-toiminnalle. Päätettiin, että JHS-sihteeri muokkaa ohjausryhmän tiedotussuunnitelman pohjalta esityksen JHS-jaoston tiedotussuunnitelmaksi. Jaoston jäsenet voivat lähettää sihteerille sähköpostitse kommentteja ja ehdotuksia viikon 20 aikana. Tiedotussuunnitelma käsitellään seuraavassa jaoston kokouksessa.

9. Tiedotusasiat ja muut asiat

Tiedotusasioita tai muita asioita ei ollut. Keskusteltiin siitä, millaisia asioita asialistan tässä kohdassa tulisi käsitellä. Mahdollisia tiedotettavia asioita ovat esim. jaoston jäsenten organisaatioiden julkaisut, tapahtumat yms. joilla voisi olla mielenkiintoa jaoston jäsenille JHS-työn näkökulmasta.

10. Seuraavat kokoukset

- perjantaina 21. toukokuuta klo 12 - 15, sisäasiainministeriössä
- perjantaina 13. elokuuta klo 12 - 15

11. Kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 15.00.